Памятка участника

Некоторые советы в оформлении выставки и стенда

Direct - mail

Разрушаем стереотипы

Памятка участнику:

Участие в выставке – это очень важное и ответственное решение. Прийти к нему достаточно сложно.  Прежде всего, необходимо решить, насколько это необходимо Вашей компании, взвесить все плюсы и минусы, оценить Ваши возможности и силы. Поэтому нам хотелось бы дать несколько полезных советов.

Во-первых, чтобы Вам было легче принять решение об участии в выставке, определим задачи, которые поможет решить Вам выставка:

• Повысить известность и престиж компании
• Привлечь потенциальных клиентов
• Определить положение компании в конкурентной среде
• Определить состояние и запросы рынка
• Презентовать новые товары и услуги

Во-вторых, «как утверждают специалисты, на выставках не экономят, на них зарабатывают». И можно еще добавить - работают. Поэтому важно помнить, что выставка – это «не праздное времяпрепровождение», это ответственная работа во время, до и после выставки.

Чтобы выставка для Вас была более эффективной, она может сочетаться с рядом рекламных мероприятий. До начала выставки в специализированных и деловых изданиях возможно размещение рекламы о факте участия Вашей компании в выставке. Приблизительно за месяц до выставки желательно разослать приглашения для посетителей Вашего стенда потенциальным партнерам и клиентам.  Конечно, оргкомитет также занимается рассылкой пригласительных билетов. Но он приглашает специалистов на выставку вообще, а не  конкретно к Вашему стенду. Ваша же задача – заявить о себе!

Так же возможно использование ресурсов и возможностей оргкомитета выставки. К примеру, размещение логотипа Вашей компании на рекламно-полиграфических материалах (пригласительный билет, флаер, листовки и пр.), вложение информации о Вашей копании в обязательную рассылку пригласительных билетов и пр.

Один из эффективных методов приглашения  на сегодняшний день - Internet.

Накануне выставки рекомендуется провести несколько репортажей на радио или телевидении, сообщить о тех новинках, которые будут представлены на выставке, какие Вами планируются мероприятия: акции, презентации и прочее.

В-третьих, работа с оргкомитетом. Согласие об участии в выставке оформляется в виде договора-заявки. На основании ее оргкомитет предлагает место Вашей компании на выставочной площадке, согласовывает с Вами фризовую надпись, необходимое для Вас оборудование. Так же оргкомитет  готовит все необходимые документы, размещает в официальном каталоге выставки информацию о Вашей компании. Формирует деловую программу выставки и приглашает Вас  к участию.

В-четвертых, подбор персонала для работы на стенде. Этот шаг очень важен для работы на выставках. Порой участники выставки об этом забывают. Ведь выставка – это условия несравнимые даже с «полевой» работой менеджера по продажам, где он ведет, как правило, переговоры только с одним потенциальным партнером. Немаловажные параметры при подборе стендистов – опытность и коммуникабельность. Порой стендисту одновременно приходится общаться с несколькими посетителями, и при этом ему нужно понять, кто из них действительно потенциальный клиент, а кто «вольный слушатель».  Не стоит приглашать двухметровых красавиц в расчете на то, что они будут главным притягательным элементом к Вашему стенду. На них, конечно, будут обращать внимание, но только на них,  а не на Ваше оборудование и Ваши предложения. Лучше пригласить специалистов, которые смогут профессионально ответить на любой вопрос. Помните, что выставка – это работа с утра до вечера и не имеет перерывов (даже обеденных). Поэтому подберите две команды, которые могли бы работать в разные смены.

В-пятых, после принятия ответственного решения необходимо выработать выставочную идею, причем с креативным подходом.  И это немаловажный факт. Ведь на определенный промежуток времени Вы попадете в среду конкурентов, и необходимо сделать так, чтобы именно Ваша экспозиция осталась в памяти посетителей хотя бы на неделю. Для этого не обязательно придумывать что-то сверхъестественное, а найти ту «изюминку», которая бы выгодно отличала Вашу компанию и запоминалась надолго. Лицо Вашей компании на выставке – это Ваш стенд, желательно эксклюзивный. Вы можете придумать что-то оригинальное (использовать нестандартное выставочное оборудование, к примеру).  Главное, чтобы ничто не загромождало обзор основных экспонатов и подход к ним. Размещайте поясняющие надписи или плакаты, чтобы все Ваши предложения были доступны.

Основательно осмотрите Ваш стенд с точки зрения посетителя,  выявив все преимущества и найдя недостатки, чтобы не допускать их в будущем.

Еще несколько полезных советов во время работы выставки.

• Заранее позаботьтесь о визитках, блокнотах и прочее.
• Ведите ежедневник, в который тщательно записывайте все контакты. Обменивайтесь визитками со всеми посетителями Вашего стенда, даже если при первом знакомстве он показался Вам не интересным. После выставки может быть именно это знакомство окажется одним из самых выгодных и полезных.
• При общении с посетителями ни при каких обстоятельствах не задавайте вопросов типа: «Могу ли я Вам чем-то помочь?» или «Вас что-то заинтересовало?» Вообще избегайте вопросов, на которые можно ответить «Нет». Начинайте общение сами, а не дожидайтесь, когда посетитель сам начнет проявлять любопытство.
• Спрашивайте посетителей об удовлетворенности выставкой. А из полученных ответов – делайте выводы.
• Активно ходите по выставке. Знакомьтесь с другими компаниями, представленными на выставке, наблюдайте за ходом их работы.

И «неписанные» правила поведения на стенде из области элементарного этикета:

• Не читайте, находясь на стенде! Читая, Вы сможете не заметить приближающегося клиента.
• Не курите!
• Не ешьте и не пейте на стенде! Во-первых, это неприлично и некрасиво. А, во-вторых, воспитанные люди могут просто пройти мимо Вашего стенда, заметив Вас в такой деликатный момент.
• Не жуйте жевательную резинку!
• Не оставляйте стенд пустым! На нем всегда кто-то должен находиться, потому что посетитель может подойти в любой момент.
• Имейте безупречный внешний вид. Помните, Вы – это лицо Вашей компании.
•  Ожидайте посетителей стоя (не сидите, а лучше двигайтесь).

Последний, но немаловажный момент. После выставки всегда подводите итоги и делайте анализ. Удачно ли было выбрано место, все ли экспонаты находились на своих местах, без каких услуг и оборудования Вы могли обойтись, как «отработали» стендисты. И, конечно, проведите анализ развития рынка,  собственного положения в нем, конкурентную среду. В будущем Вам проще будет принимать решения и ставить те задачи, которые Вы хотите решить с помощью участия в выставке.

Желаем Вам удачи в Вашем бизнесе и профессиональных успехов!

Список литературы:

• Ярмощук С. Рекламное обеспечение участия в выставке: 6 вопросов – 6 ответов //Expoсегодня № 5 – декабрь 2003 – С. 26
• Гандабас Р. Участие в выставке: шагаем сами. // Медиа Пилот. № 2 – февраль 2003 – С. 12-32
• Беляновский А. Люби меня, как я тебя! // Expoярмарка №1/2004 – С. 2-3